• El empresario autónomo no tiene obligación de realizar ningún trámite de constitución, excepto en el caso de aquellos que se dediquen a la explotación de buques mercantes, sean o no de su propiedad.
• En el caso de autónomos navieros:
  • Escritura de Constitución de la Sociedad ante notario
  • Liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados
  • Inscripción de la empresa en el Registro Mercantil Provincial

Trámites generales

• Agencia Tributaria (AEAT): Alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores
  • Antes de iniciar actividades empresariales o profesionales o de realizar pagos sujetos a retención, es necesario inscribirse en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, que es parte del Censo de Obligados Tributarios. Este censo incluye a individuos y entidades que realizan actividades empresariales o profesionales, sociedades mercantiles, miembros de entidades con atribución de rentas, y ciertos operadores no residentes en España. Las actividades empresariales o profesionales engloban la producción, distribución, y prestación de bienes o servicios, entre otras. La inscripción se realiza mediante los modelos 036 o 037, y debe hacerse previo al comienzo de la actividad, siendo el inicio marcado por cualquier transacción, pago, cobro o contratación laboral con fines productivos o de distribución. La declaración es obligatoria y se presenta en la Delegación de la Agencia Tributaria correspondiente o electrónicamente, dependiendo del caso.
• Tesorería General de la Seguridad Social: Alta en el régimen especial de trabajadores autónomos (RETA)
  • El Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) regula la cotización a la Seguridad Social de quienes ejercen actividades económicas de manera habitual, personal y directa con fines lucrativos, independientemente de que sean titulares de empresas. Esta definición incluye, entre otros, a empresarios individuales, escritores, profesionales incorporados a colegios profesionales vinculados al RETA y socios de comunidades de bienes. Estos trabajadores son responsables de gestionar sus altas, bajas y cambios de datos. Para inscribirse, se deben presentar formularios específicos y, en ciertos casos, un mandato de domiciliación bancaria. Las solicitudes se tramitan en la Tesorería General de la Seguridad Social de la provincia correspondiente al domicilio del trabajador. El plazo de inscripción es de 30 días naturales, con ciertas flexibilidades en la fecha de inicio de cotización. El proceso es obligatorio y puede ser realizado electrónicamente a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
• Autoridades de certificación: Obtención de un certificado electrónico (firma digital).
  • Un certificado digital de empresa en España es una credencial electrónica emitida por una entidad certificadora reconocida, que permite a las empresas identificarse y firmar documentos electrónicos con plena validez jurídica, garantizando así la autenticidad, integridad y confidencialidad de las transacciones online. Para obtenerlo, la empresa debe solicitarlo a través de una entidad de certificación acreditada, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) u otras entidades privadas autorizadas. El proceso generalmente implica el registro online, la aportación de documentación que acredite la identidad y representación de la empresa, y la verificación presencial o telemática por parte de la entidad certificadora antes de emitir y entregar el certificado digital.
• Registro Mercantil Provincial: Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
  • La Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un procedimiento formal en España que consiste en validar oficialmente dichos libros ante el Registro Mercantil correspondiente, confirmando que cumplen con las normativas contables vigentes. Este proceso asegura la autenticidad y fiabilidad de la información financiera presentada por las empresas. Para obtenerla, una vez cerrado el ejercicio contable, las empresas deben presentar estos libros en formato electrónico a través del sistema telemático del Registro Mercantil, donde, tras su revisión, serán legalizados y se devolverá un justificante de la legalización realizada. Es importante destacar que este trámite debe realizarse anualmente, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social de la compañía.

Trámites según la actividad

• Otros organismos oficiales y/o registros: Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros.
  • En función de la actividad desarrollada se deberá comunicar con carácter obligatorio el inicio de la actividad en aquellas administraciones, autoridades y/o registros (sectoriales, estatales, autonómicos y municipales) que correspondan. Por ejemplo: Registro Industrial, Registro de empresas de seguridad, Registro de Empresas de juego, Autorizaciones de centros sanitarios o de centros educativos, etc.
    
• Ayuntamientos: Licencia de Actividades e instalaciones y obras
  • Para iniciar una actividad empresarial, es esencial obtener las licencias adecuadas del ayuntamiento donde la empresa operará. Entre las más comunes están la Licencia de Actividades e instalaciones y obras, que autoriza el inicio de actividades en un local específico, y la Licencia de Funcionamiento, que verifica que el local o instalación cumple con todas las condiciones necesarias y autoriza su uso. El proceso para obtener estas licencias varía, incluyendo el Procedimiento Ordinario, Implantación o Modificación de Actividades (IMA), Comunicación Previa y Declaración Responsable. A través del sistema “Emprende en 3“, los emprendedores pueden gestionar trámites y presentar declaraciones responsables electrónicamente en municipios participantes. Estas licencias son obligatorias según la actividad, con excepciones para ciertas actividades profesionales y artesanales realizadas en domicilios sin molestias al entorno.

Trámites en caso de contratar trabajadores

• Tesorería General de la Seguridad Social: Inscripción de la empresa
  • El empresario que por primera vez vaya a contratar trabajadores, deberá solicitar su Incripción como empresa antes del inicio de actividad, en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio. Si dispone de un certificado digital puede presentar su solicitud accediendo a través de la Sede Electrónica o bien tramitar directamente su solicitud a través de los correspondientes servicios disponibles para “Empresas“
• Tesorería General de la Seguridad Social: Afiliación de trabajadores En el supuesto de que no estén afiliados.
  • Todo individuo que inicie una actividad laboral debe obtener un número de afiliación (NAF), un identificador único y vitalicio. La eficacia de esta solicitud comienza el día que se inicia la actividad laboral. El proceso de afiliación puede ser instigado por el empresario (para empleados no previamente registrados), por el trabajador (en caso de trabajadores independientes o si el empresario no ha cumplido su deber), o automáticamente por direcciones provinciales si detectan incumplimientos. La documentación principal es el Modelo TA.1, aunque en urgencias, se puede enviar información esencial electrónicamente. Un servicio crucial es el Sistema RED, un portal en línea de la TGSS para intercambio de información, que cubre áreas como cotización y afiliación. Para acceder, se necesita un certificado digital. La afiliación debe efectuarse antes de comenzar la actividad laboral, pero no más de 60 días antes. Es obligatorio para empresarios que contraten a trabajadores sin NAF.
• Tesorería General de la Seguridad Social: Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social
  • Todo empresario que contrate trabajadores tiene la obligación de comunicar el alta en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente. Este alta establece una relación jurídica donde el empresario y trabajador aportan económicamente al sistema, adquiriendo el derecho a recibir prestaciones. El alta puede ser solicitada por el empresario, el trabajador (si el empresario no cumple) o de oficio por la TGSS si detecta incumplimientos. La solicitud de alta debe incluir datos del empresario, trabajador, fecha de inicio de actividad, entre otros. Existen distintos modelos de solicitud según el régimen y actividad, como el Modelo TA2/S para el Régimen General. El Sistema RED, un servicio online de la TGSS, facilita el intercambio de información entre empresas y TGSS, cubriendo áreas de cotización y afiliación. Para acceder a este sistema se requiere un certificado digital. El plazo para realizar el alta varía según el régimen laboral, pero es un trámite obligatorio.
• Inspección Provincial de Trabajo: Obtención del calendario laboral
  • Las empresas están obligadas a mostrar en un lugar visible de cada centro de trabajo el calendario laboral anual. Este debe incluir el horario laboral, días de trabajo, festivos, descansos y otros días no laborables, considerando la jornada legal máxima o la acordada por convenio o acuerdo. El calendario se basa en la normativa oficial del Real Decreto Legislativo 1/1995, y la Dirección General de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales publica anualmente los días no laborables, retribuidos y no recuperables, sumando un total de catorce días, incluyendo los establecidos por Comunidades Autónomas y Ayuntamientos. La información se puede encontrar en los Servicios Territoriales de la Tesorería General de la Seguridad Social y en la página web de la Seguridad Social. El calendario debe ser elaborado y expuesto cada año y su exhibición es obligatoria.
• Servicio Público de Empleo Estatal: Alta de los contratos de trabajo
  • Este trámite consiste en realizar la legalización o alta de los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena. Este es un trámite obligatorio que tiene que realizar la empresa en un plazo no superior a 10 días desde la firma del contrato. El SEPE pone a disposición de los empresarios una web en la que es posible realizar dicha comunicación, Contrat@. Previamente el empresario o su representante (normalmente una gestoría) deberán ser autorizados por el servicio público de empleo autonómico.

Trámites complementarios

• Oficina Española de Patentes y Marcas: Registro de signos distintivos
  • Registrarse en el Registro Mercantil no garantiza protección jurídica de una marca, ya que son registros distintos. Para proteger una marca o nombre comercial legalmente, es esencial registrarlo en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Una Marca otorga el derecho exclusivo de usar un signo para identificar productos o servicios, pudiendo incluir palabras, imágenes, símbolos, entre otros. Un Nombre Comercial concede el derecho exclusivo de usar un signo o denominación para identificar una empresa en el mercado, siendo independiente de los nombres en los Registros Mercantiles. La protección de estos signos distintivos dura diez años desde la solicitud y es renovable. Para mantenerlos vigentes, se deben pagar tasas. Para registrar, es necesario presentar una instancia y pagar las tasas correspondientes en la OEPM. Los trámites pueden hacerse electrónicamente a través de la sede de la OEPM o el sistema CIRCE. Registrar una marca o nombre comercial es opcional.